Todo condomínio passa em algum momento pela transição administrativa, que além da entrega das pastas de prestação de contas e demais documentos ao síndico eleito, em muitos casos, também há substituição da administradora de condomínios.
Neste caso a gestão usualmente elabora uma carta com a relação de todos os documentos que estão sendo repassados, via protocolo, como forma de resguardar o síndico que sai sobre questionamentos futuros.
É muito comum ocorrer em alguns condomínios à chamada “transição administrativa confiável”, quando uma reunião entre as duas gestões venha conferir e emprestar legitimidade aos documentos, bem como confiabilidade nas informações compartilhadas. A experiência prática demonstra que acima das disputas políticas, todos são condôminos não sendo de bom senso desavenças e rixas que possam causar desassossegos e desuniões inconciliáveis.
Para esses momentos as Convenções Condominiais podem prever normas de transição e o tempo de guarda de documentos para verificação de qualquer condômino em caso de dúvidas. Os prazos de arquivamento dos documentos são variáveis de acordo com a sua relevância, ou mesmo por tempo indeterminado, não prevendo a lei a possibilidade de descarte.
Acostumada com essas transições administrativas, aconselhamos ao grupo gestor eleito que ao suspeitar ou constatar possíveis irregularidades nas documentações e na forma de administrar o condomínio, solicite ao síndico anterior esclarecimentos. Mas nunca esqueça os membros do conselho que durante a gestão assinaram as pastas de prestação de contas e verificaram os documentos recomendando aos condôminos a aprovação das contas.
A experiência comprova que a falta de conhecimento básico para muitos condôminos eleitos para compor o conselho fiscal ou consultivo, e o comportamento relapso de outros, não afasta em hipótese nenhuma o que se espera desse órgão importantíssimo: o dever de verificar o destino e correção das importâncias arrecadadas e se as prioridades deliberadas pelas assembleias foram observadas.
As Convenções Condominiais podem valer-se da legislação em vigor legitimando aos conselheiros eleitos funções que deveriam ser indispensáveis, respondendo neste caso em pé de igualdade com o síndico nas omissões de verificar o destino do dinheiro dos demais condôminos e moradores.
Defendemos a ideia da criação de dois modelos básicos de conselho: O consultivo como órgão de assessoramento ao síndico em questões rotineiras como contratação de serviços, resolução de conflitos entre os condôminos, decisão sobre aplicação de multas e outros assuntos, sendo um apêndice de grande destaque na comunidade condominial. E o fiscal, que deixaria de ser facultativo como prevê o Código Civil, passando a ser obrigatório com importante missão de analisar com minúcia toda a movimentação financeira.
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Na linha das sugestões de ouvir o síndico anterior que não apresentou nenhum esclarecimento justificável, cabe convocar os conselheiros eleitos para analisar as irregularidades e chegar a um consenso se as falhas podem ser reparadas e se não houve má fé. Reservando a convocação de uma Assembleia Geral somente para deliberar em último momento se medidas judiciais serão tomadas.
O próprio Poder Judiciário incentiva o esgotamento da resolução dos conflitos dentro da própria comunidade condominial.
E mesmo que infrutífera as tentativas de solução para o caso concreto, ainda haverá o recurso da utilização das Câmaras de Mediações ou Arbitragens, concedendo ao síndico o exercício de expor os fatos e fazer demonstrações que possam afastar suspeitas para esclarecer eventuais dúvidas, reservando como último recurso à via judicial onde ocorrerá inevitavelmente dispêndio de tempo e dinheiro com custas processuais.
Se ainda tem alguma dúvida, escreva pra gente pelos comentários. Até a próxima.
Rosemere Brandão