Como organizar a documentação do condomínio

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Realizar a gestão (organização) dos documentos em um condomínio não é tarefa fácil para um síndico, mas com algumas dicas e estratégias conseguirá realizar isso sem problemas.

Técnicas de organização e contratar pessoas para fazer o serviço, como por exemplo, uma administradora de condomínios que seja especialista no assunto. O importante é manter toda a documentação segura.

É uma tarefa que exige muita dedicação e responsabilidade por parte do síndico, além das questões a se tratar do dia a dia, deve também cuidar do sistema dos documentos que podem ser solicitados pelos moradores.

Para evitar danos escolha um local seco e arejado, de preferência no próprio condomínio, é bom ter sempre a documentação ao seu alcance.

Os documentos mais importantes do condomínio são:

- Planta do condomínio;

- Comprovantes de pagamentos das contas como água, luz, serviços de manutenção, multas, tributos e taxas entre outros;

- Orçamentos de serviços;

- Contratos de obras;

- Documentos (Registros) da assembleia;

- Regulamento interno;

- Documentos pessoais dos condôminos e dos funcionários.

Observação: Para economizar espaço e ter uma melhor organização procure fazer uma inspeção dos documentos que já perderam validade jurídica, isso ajuda a adiantar o processo caso esteja procurando algum documento importante.

Como organizar?

Os documentos podem ser solicitados por condôminos, é importante que os documentos estejam sempre organizados para evitar possíveis problemas.

Existem diversas formas, exemplos:

-Separar por categoria: boletos, cartas, recibos entre outras solicitações podem ser exigidas, separe por categoria para não perder muito tempo procurando o que deseja. Usar marcadores para determinados documentos, ou seja, os mais sigilosos é uma ótima opção;

- Realizar a digitalização: é uma prática comum em muitas empresas, a técnica  permite que os documentos sejam salvos em versão digital, evitando danos e perdas, pois automaticamente é criado um  backup onde poderá recuperar os arquivos caso haja alguma perda ou problema. Mas continue mantendo os documentos também na versão física;

-Contratar uma administradora de condomínios: um síndico pode se sentir sobrecarregado com tantas tarefas a fazer, considere contratar uma administradora para cuidar de toda a documentação do condomínio, pesquise a reputação das empresas e escolha a melhor opção, a empresa será responsável por auxiliar o síndico nas questões referentes à documentação do condomínio.

Manter a organização traz benefícios para o síndico e a todos do condomínio, garantindo a segurança dos documentos em formato físico ou digital, evitando assim problemas futuros.