07
jan | 2021
Momento delicado da prestação de contas
O síndico não pode faltar com a obrigação legal de uma vez ao ano ou quando solicitado, prestar contas aos condôminos através de uma Assembleia Geral Ordinária, seguindo as determinações da Convenção do Condomínio (Código Civil, artigo 1.348, inciso VIII).
A assembleia deve ser convocada pelo síndico tomando todo o cuidado para que todos os condôminos sejam convocados, e somente os que estiverem em dia com suas cotas mensais poderão participar e votar. A assembleia é a única instância com poder de aprovar, rejeitar ou aprovar com ressalvas as contas da gestão do síndico.
Cada condomínio possui sua história e a sistemática de apresentar suas contas. A maioria conta com os serviços de administradoras de condomínios, mas há condomínios que optam por outros modelos de gestão. Independente do modelo adotado cabe ao conselho dentro das suas atribuições especificadas na convenção, verificar as pastas e todos os documentos.
Após análise e esclarecimentos do síndico quando questionado, os conselheiros devem assinar um documento chamado Termo de Verificação da Pasta, recomendando à assembleia geral a aprovação, rejeição, ou aprovação com ressalva das contas.
As divergências apontadas por um ou mais conselheiros devem ser registradas nesse termo e expostas aos condôminos pelo síndico no momento da apresentação das contas na assembleia geral. E em alguns condomínios é feita uma ata da reunião do conselho. Esses atos garantem a transparência e contribui para o voto consciente.
Fica claro que somente os condôminos são os destinatários finais das contas, devendo em assembleia deliberarem sobre os rumos das contas. Sendo assim, todas as análises e esclarecimentos devem ser feitos pelo síndico, concedendo a ele, se for o caso, um prazo para nova demonstração, mesmo para aqueles que não foram reeleitos. É preferível uma demora razoável para deliberar sobre as contas, do que tomar medidas que possam gerar consequências nos planos material e emocional dos envolvidos.
Alguns condomínios partem para a contratação do serviço de auditoria sem esgotar todas as etapas sugeridas. Mas é bom destacar que mesmo diante de um relatório da auditoria apontando que há “irregularidades” nas contas, o síndico tem o direito de se manifestar na presença dos condôminos ou aguardar pela decisão judicial.
Para o síndico no exercício do cargo, diante de um parecer desfavorável, poderá renunciar ou solicitar afastamento aprovado em assembleia geral específica, enquanto aguarda uma decisão final.
Quanto a sua destituição que não é um ato obrigatório, é necessário recolher ¼ de assinaturas dos condôminos quites com suas obrigações, e aprovar em assembleia geral com os votos que representem a maioria absoluta dos participantes.
Da mesma forma que ao síndico cabe à responsabilidade civil e até criminal pelos seus atos, o mesmo ocorre a todo aquele que o acusar sem fundamento. E ficando provado que nada deve ao condomínio, poderá requerer reparação pelos danos morais e matérias. Portanto, é melhor todo cuidado e prevenção antes de deliberar.
Então, o que deve o condômino avaliar para aprovar ou não as contas?
São inúmeras as situações a ponderar e verificar: Obras sem levar ao conhecimento de todos explicando a importância e relevância dos serviços; realizar despesas elevadas fora do orçamento anual aprovado em assembleia; orçamentos sem acompanhamento dos conselheiros; recebimento de benefícios das empresas contratadas que impactam nos valores pagos pelo condomínio; facilitação de pagamento de cotas condominiais atrasadas sem aplicação de multa, juros e correção monetária; permitir a participação de inadimplentes em assembleias para facilitar a votação favorável aos seus interesses e dos membros do corpo diretivo; não respeitar os quóruns legais para aprovação de obras úteis, necessárias, e aquelas voltadas para a estética e recreação do condomínio.
Lembrando que determinadas intervenções exigem a concordância de todos os condôminos. Exemplo: construção de outra edificação ou pavimento que altere a planta do condomínio.
A verificação das contas do síndico deve focar nos documentos, jamais trazer para o parecer os aspectos políticos que possam de alguma forma influenciar no voto do condômino.
A verificação das contas realizada pelos membros do conselho deve afastar a forma como o síndico conduz a gestão. E se concentrar na análise dos documentos. Se o condomínio optar por auditorias contratadas, deve disponibilizar todos os documentos para serem periciados. Pois a falta deles comprometerá o relatório final.
O síndico deve buscar a regularização das contas se for o caso. Para tanto, deve solicitar ao conselho uma nova análise. Se ainda assim estiver insatisfeito, uma assembleia específica deve ser convocada para a eleição de uma comissão com poderes especiais para verificar as contas. Mas não havendo a resolução, e somente nessa fase, aprovar em assembleia à contratação de um serviço de auditoria.
Para o síndico no cargo, ou mesmo para o que saiu, diante de um relatório apontando para irregularidades, resta ressarcir o condomínio. E sua recusa dará aos condôminos elementos para uma ação judicial.
Todo cuidado é pouco. Pois se chegar nessa fase, gastos com a contratação de serviço de auditoria levarão o condomínio a um rateio extra para cobrir os custos. E se ao final nada ficar devidamente comprovado, outro rateio será feito para ressarcir o síndico, que se sentindo lesado ingresse com uma ação por danos morais. Conclusão: As contas devem ser protegidas tanto quanto a honra das pessoas.
