Reunião de condomínio exige bom senso de síndicos e moradores

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Algumas dicas são fundamentais para que a assembléia seja conduzida sem problemas. Acompanhe!

É nos primeiros três meses do ano que as assembleias ordinárias dos condomínios costumam ocorrer. Essa assembleia é fundamental porque aprova as contas do ano anterior e a previsão de arrecadação para o próximo período. Também é na Assembléia Ordinária que é eleito o Síndico. Existem algumas saídas para tornar menos cansativas e mais produtivas as assembleias Síndico e administradora podem ajudar. (veja relação de dicas abaixo).

O primeiro passo é não permitir o debate de assuntos que não fizerem parte da pauta. O número de temas da assembleia também deve ser limitado a no máximo quatro e, se possível, deve-se estipular um tempo para o condômino que queira expor seus argumentos.

Ao mesmo tempo, o presidente da mesa (condômino escolhido para conduzir a assembléia) deve mostrar jogo de cintura e bom senso, enfatizando a importância da participação de todos, acolhendo e analisando as diversas opiniões. “Também é fundamental que o síndico tenha total conhecimento dos assuntos em pauta, especialmente dos mais delicados, se preparando antecipadamente para conduzi-los durante a assembleia”.

Respostas claras, objetivas e de preferência documentadas quando for o caso, demonstram segurança e propiciam uma reunião mais tranquila.

Não é recomendável retomar assuntos de assembleias anteriores que já foram debatidos e tiveram deliberação. E, ao mesmo tempo que se deve pretender objetividade na reunião, é importante dar voz a todos com imparcialidade e concluir as discussões apenas depois que as questões abordadas sejam esclarecidas.

Dicas para conduzir a reunião do condomínio

• Organização – O síndico deve comunicar, detalhadamente, o motivo da reunião aos moradores, especificando os temas a serem abordados e delimitando o tempo previsto para a discussão de cada assunto.
• Corpo-a-corpo – A comunicação deve ir além da simples e burocrática convocação por edital. É recomendável que o síndico, tendo tempo, ligue ou escreva e-mails para os condôminos, ressaltando a importância de cada um na assembleia.
• Cortesia – É salutar que o síndico receba o condômino assim que ele chegar ao local da assembléia, cumprimentando-o e agradecendo-o pela presença.
• Exemplo – Para exigir respeito, é preciso, antes de tudo, respeitar também. Assim, mesmo que o síndico não concorde com determinada opinião, ele deve deixar que o morador exponha seu ponto de vista.
• Preparo – É fundamental que o síndico se cerque de todas as informações possíveis, com auxílio dos conselheiros e de um profissional da administradora, para ter força de argumentação e convencimento.
• Saudação – Recomenda-se que o presidente da mesa, saúde os presentes na abertura dos trabalhos e diga palavras de motivação e otimismo, visando tornar o clima da assembléia o mais agradável possível.
• Controle – Aquele que estiver conduzindo a reunião deve ser orientado pelo síndico para que saiba o momento adequado de encerrar uma discussão, dando prosseguimento aos demais itens previsto na ordem do dia.
• Sugestões – Quando um participante apontar erros, peça, educadamente, que ele apresente alguma sugestão. Assim, o morador se sentirá integrado ao processo e incentivado a ajudar.
• Compreensão – O síndico deve tentar entender o perfil dos moradores para que, durante as reuniões, ele saiba como lidar com cada um deles.
• Interrupções – Solicitar que os participantes desliguem os celulares, pagers e radiocomunicadores evitando que a reunião seja interrompida, a não ser em caso de urgência.
• Comodidade – Montar uma mesa com café, chá e biscoitos para depois da assembleia é um ato de delicadeza que pode, inclusive, servir para aproximar ainda mais as pessoas.
• Polidez – Lembrar-se de que, mais do que palavras, o que conta na comunicação interpessoal são o tom de voz, os gestos e o modo de se falar com as pessoas.

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